Menyusun Jadwal Pelajaran Dengan Bantuan Ms Excel

Jadwal Pelajaran merupakan salah satu kelengkapan sekolah yang sangat penting. Semua kegiatan KBM dikelas diatur di dalam Jadwal Pelajaran sehingga dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan struktur kurikulum yang berlaku. Dengan Jadwal Pelajaran yang baik KBM di kelas akan berjalan harmonis tanpa ada pelajaran yang berjabrakan dengan pelajaran yang lain.

Menyusun jadwal yang baik memerlukan konsentrasi yang cukup tinggi terutama jika kelas yang ada cukup banyak. Diantara hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal pelajaran adalah : (1) jumlah jam pelajaran tiap mata pelajaran tiap kelas harus sesuai dengan struktur kurikulum, (2) tidak boleh ada guru yang mempunyai jadwal pada saat yang bersamaan di dua kelas berbeda (bertabrakan).

Untuk mempermudah pembuatan jadwal tersebut penulis mencoba memanfaatkan program Microsoft Excel. Program pengolah angka ini memiliki keunggulan antara lain dapat dipergunakan untuk memonitor jumlah jam tiap kelas untuk menghindari kelebihan/kekurangan jam pada jadwal pelajaran. Dapat memonitor jumlah jam tiap guru pada setiap jam pelajaran untuk menghindari jam bertabrakan.

Berikut pengalaman penulis dalam menyusun jadwal pelajaran menggunakan Ms Excel :

1. Menyusun pembagian jam mengajar setiap kelas tiap guru. lihat contoh :

2. Menyusun format jadwal

Pada bagian kanan dari format jadwal akan kita gunakan untuk "cek tabrakan" dan bagian bawah kita gunakan "cek jumlah jam"

3. Membuat rumus "cek jumlah jam"
Pada cell A47 ambil kode guru menggunakan rumus =Sheet1!A5, pada cell B47 ambil nama guru menggunakan rumus =Sheet1!B5. Pada cell F47 kita cek apakah guru dengan kode 1 telah terpasang jumlah jam sesuai dengan pembagian jam mengajar menggunakan rumus =IF(COUNTIF(F$5:F$44,$A47)=Sheet1!D5,"ok",COUNTIF(F$5:F$44,$A47)-Sheet1!D5), kemudian copy rumus ini ke cell G47 s.d N47. Selanjutnya baris 47 kita copy ke bawah sampai sejumlah guru yang ada.

4. Membuat rumus cek tabrakan
Cell Q4 isi dengan kode guru 1, R4 isi 2 dan seterusnya sampai semua kode guru tertulis di sana. Cell Q5 kita cari jumlah jam sesuai kode guru dengan rumus =COUNTIF($F5:$N5,Q$4), Selanjutnya copy rumus tersebut ke kanan dan kebawah. Untuk melakukan cek tabrakan pada cell P5 gunakan rumus =IF(MAX(Q5:Z5)>1,"TABRAKAN","OK")

Untuk mencoba apakah rumus yang kita buat telah bekerja dengan baik coba anda ketik pada kolom kelas 71 kode 1 sebanyak 3 baris, jika rumus telah benar maka pada bagian cek jumlah jam kode 1 akan tampak hasilnya 1 menandakan bahwa guru dengan kode 1 kelebihan jam mengajar 1 jam pelajaran pada kelas 71, cell cek jumlah jam HARUS muncul "OK" seluruhnya.
Untuk mengecek rumus tabrakan coba kita ketik kode 1 pada kelas 71 dan 72, maka akan muncul "TABRAKAN" pada bagian kanan format jadwal, bagian ini harus muncul "OK" seluruhnya.
Sekarang kita sudah dapat mulai untuk menyusun jadwal pelajaran dengan menuliskan kode guru pada format jadwal yang sudah kita buat. Selamat bekerja.
Contoh file dapat di download disini Format Jadwal Excel 1