Membuat jadwal pelajaran dengan bantuan Ms Excel (2)

Setelah postingan tentang membuat jadwal di sini saya ingin meyajikan teknik lain yang dapat digunakan untuk membantu mempermudah kita ketika membuat jadwal pelajaran.

1. Buka Ms Excel.
2. Buat Format jadwal pelajaran sesuai dengan jumlah kelas, dan jam pelajaran tiap harinya, lengkapi juga dengan alokasi waktu dan guru piket. Contoh formatnya seperti ini :
   
3. Masih pada sheet yang sama (jangan berganti sheet) buat pembagian jam mengajar guru untuk setiap kelasnya. Contoh formatnya seperti ini :
   
   
   
4.  Sekarang kita mulai untuk membuat satu Format Cell untuk memberi tanda dengan warna tertentu jika ada cell yang berisi karakter sama artinya jika guru dengan kode yang sama berada pada kelas berbeda pada jam yang sama (jadwal bertabrakan). Perhatikan format jadwal yg tadi sudah kita buat, lakukan langkah2 berikut : (1) blok cell F5 s.d cell N5, (2) Klik Conditional Formatting, (3) pilih Highlight cell rules (4) Klik duplicate values ... Akan muncul dialog box Duplicate Values, disana kita bisa atur warna apa yang akan muncul seandainya ada cell yang ganda, defaultnya adalah warna "Light Red" jika menginginkan warna lain bisa diganti. (5) klik OK. Kita sudah selesai dengan formatting untuk memberi tanda guru yang bertabrakan jam mengajarnya. Untuk mencobanya bisa kita isikan misalnya 5 pada cell F5 dan G5.
5. Selanjutnya kita akan atur formatting cell untuk memberi warna berbeda pada kelas yang kekurangan jam mata pelajaran tertentu. Misalnya kelas 71 jam pelajaran Agama seharusnya 2 jam namun baru terisi 1 jam. Langkah-langkahnya sebagai berikut : (1) klik cell F5, (2) klik Conditional Formatting (3) Klik Manage Rule (4) Klik New Rule (5) Klik Use a formula to determine which cell to format, (6) pada kotak Format values where this formula is true isikan rumus berikut : =countif(F$5:F$43,F5)<vlookup(F5,$Q$5:$AB$9,4,FALSE). (7) Klik Format, pilih Fill, Klik warna lain selain merah (misalnya kuning) karena warna merah telah kita pakai untuk tanda jam guru yang bertabrakan. ----------------------------------------------------------------------------------------- Penjelasan Countif(F$5:F$43,F5) untuk menghitung jumlah jumlah jam pada kelas 71(F5 s.d F43) untuk guru dengan kode seperti yang terisi pada cell F5. Rumus Vlookup(F5,$Q$5:$AB$9,4,FALSE) untuk mengambil data jumlah jam untuk kode guru yang terisi pada cell F5 dari tabel pembagian jam mengajar ($Q$5 : $AB$9 adalah range pembagian jam mengajar ==> sesuaikan dengan tabel pembagian jam mengajar yang telah dibuat.)
6.  Untuk memberi tanda kelebihan jam pada kelas 71 lakukan cara yang sama seperti no 5 namun rumus diubah menjadi >, dan pilih warna selain merah dan kuning (misalnya hijau) karena kedua warna telah kita pakai.
7. Formatting cell telah selesai tinggal kita terapkan untuk semua cell, caranya adalah sebagai berikut : (1) Klik cell F5 , (2) Klik Format Painter, (3) Klik Cell G5, Ulangi sampai dengan cell N5
8. Setelah baris ke 5 kita isi dengan formatting cell, selanjutnya adalah mengisi formatting cell untuk semua cell. Caranya sebagai berikut : (1) blok cell F5 sampai dengan cell N5, (2) klik Format painter, (3) klik cell F6, lakukan seterusnya sampai dengan baris terakhir dari jadwal kita (baris ke 43)
9. Yups, format jadwal kita telah siap tinggal kita tes dengan mengisikan kode guru yang sesuai. Selamat Mencoba.

Contoh file dapat didownload disini Format jadwal Excel 2